Voor het halen van meerwaarde uit participatietrajecten is betrokkenheid van participanten noodzakelijk. Het liefst wil je synergie bereiken tussen de verschillende participanten. Je wilt samen tot mooie inzichten komen die het project sterker maken. Zonder inbreng van participanten is dit niet mogelijk.
Maar hoe creëer je betrokkenheid bij participanten? We geven je 10 tips om de betrokkenheid te vergroten.
#1 Nodig een diverse groep participanten uit
Voer voorafgaand aan het participatietraject een stakeholderanalyse uit. Nodig vervolgens betrokkenen uit, waarvan je verwacht dat zij andere belangen hebben. Met alleen gelijkgestemden voelen participanten niet de noodzaak om op te komen voor hun eigen belangen. Zet daarom mensen bij elkaar die elkaar uitdagen om actief deel te nemen aan het participatietraject.
Zorg er overigens wel voor dat als belangen tegenstrijdig zijn, je het gesprek in goede banen leidt. Uiteindelijk wil je niet dat twee groepen haaks tegenover elkaar komen te staan, maar dat er constructief samengewerkt wordt.
#2 Betrek participanten vroeg in het project
Breng participanten vroegtijdig op de hoogte van het project en laat ze vast meepraten. Zo kunnen zij vast wennen aan het idee dat er iets staat te veranderen en kunnen zij er alvast over nadenken. Door in een heel vroeg stadium toekomstige participanten alvast te informeren of te betrekken, gaat het project vast leven en geen eigen leven leiden.
Bovendien krijg je zo al vroegtijdig een beeld van wat de wensen, zorgen, ideeën en vragen van de participanten zijn, voor of tegen de beoogde ontwikkeling.
#3 Transparantie en duidelijkheid in het proces
Deel alle projectinformatie transparant met de betrokkenen en hou geen informatie achter. Laat participanten weten wat er gebeurt en waarom. Geef aan wat hun rol is binnen het proces en wanneer je iets van ze verwacht. Als participanten duidelijkheid hebben over wat er van het verwacht wordt en ze weten wat ze moeten doen, zullen ze ook eerder tot actie overgaan. Communiceer dus duidelijk over het proces en spreek verwachtingen uit.
#4 Geef iedereen de mogelijkheid te participeren
In een groep participanten zijn er altijd mensen die heel aanwezig zijn en mensen die je nauwelijks hoort of ziet. Dat betekent niet dat zij geen goede inbreng hebben. Zorg ervoor dat je ook deze groep aan het woord laat, of nodig ze uit in een andere setting waar zij zich meer op hun gemak voelen. Bijvoorbeeld schriftelijk of een-op-een. Ook als er participanten in de groep zitten waarmee je een taalbarrière ervaart, denk er dan over na hoe ook zij deel kunnen nemen.
#5 Maak het makkelijk om te participeren
Geef participanten de middelen die hen helpen om bij te dragen en een verschil te maken. Met een omgeving, zoals Parolo.nl, kunnen participanten ook online laten reageren op documenten. Hoe lager de drempel is om een bijdrage leveren, des te sneller zullen participanten dat doen.
#6 Erkenning en follow-up
Geef participanten terug dat je het op prijs stelt dat ze een bijdrage leveren. Neemt een participant de moeite om zijn of haar mening en ideeën kenbaar te maken, bedank de participant dan hiervoor. Koppel ook terug aan participanten wat er met hun in inbreng is gedaan. Zo krijgen participanten ook het gevoel dat ze een toegevoegde waarde hebben binnen het project en zullen zij verderop in het project ook meer betrokken zijn.
#7 Geef uitdaging
Daag mensen uit om hun inbreng te geven. Vraag ze niet alleen ‘wat vind jij er nou van?”. Niet bij alle participanten zal dit werken. Je kunt ook de participanten uitdagen met verschillende participatiemiddelen. Zoals het maken van een eigen ontwerp, ze post-its te laten plakken op conceptontwerpen, door ze een moodboard te laten maken, ze te laten swipen tussen ‘wel aantrekkelijk’ en ‘niet aantrekkelijk’ op verschillende bouwstijlen, of door ze verschillende stellingen voor te leggen.
#8 Samenwerking stimuleren
Stimuleer onderlinge samenwerking. Mensen zijn meer betrokken als ze samenwerken met anderen en een gevoel van gemeenschap ervaren. Stimuleer daarom samenwerking en teamwerk. Dit kun je doen in combinatie met het vorige punt. Organiseer bijvoorbeeld een participatiebijeenkomst waarin je groepjes maakt. Geef de groepjes een gezamenlijke taak die verwant is aan het project. Bijvoorbeeld: maak samen een situatieschets van hoe jullie de infrastructuur zien van dit deel van de wijk. Door samen praktisch aan de slag te gaan in kleine groepjes, komt de onderlinge discussie makkelijker tot stand.
#9 Geef een vertrouwd gevoel
In een omgeving waarin mensen zich op hun gemak voelen, zullen ze eerder voor hun mening uitkomen. Plan een participatiebijeenkomst voor omwonenden zo dichtbij mogelijk en als dat mogelijk is op een plek die ze al kennen en waar een open en positieve sfeer hangt. Een plekje in het buurtcafé nodigt meer uit om te participeren, dan een bijeenkomst op het gemeentehuis. Zorg er dus voor dat mensen zich op hun gemak voelen.
#10 Stuur op gelijkwaardigheid
Let op dat je je als planmaker niet autoritair opstelt, maar stel je gelijkwaardig op aan participanten of huur een onafhankelijk moderator in. Dan krijg je een opener gesprek.
Ditzelfde geldt voor participanten onderling. Faciliteer niet alleen de participatie, maar neem een actieve rol aan in het begeleiden van de participatie. Zorg ervoor dat iedereen aan het woord kan komen en gehoord wordt. Grijp in als de positieve en opbouwende sfeer verloren lijkt te gaan en participanten in hun standpunten verharden.
Parolo
Een belangrijke voorwaarde om mensen zich betrokken te laten voelen bij een project, is dat participatie transparant en laagdrempelig is. Parolo helpt daarbij. De tool is laagdrempelig om te gebruiken. Participanten kunnen alle geüploade stukken inzien en eventueel daarop reageren. Zo maak je participatie makkelijk.
Ervaren hoe Parolo de betrokkenheid van jouw project vergroot? Probeer Parolo 14 dagen gratis.