Je staat aan de start van een project en wilt een participatietraject uitvoeren. Hoe pak je dat aan?
Lees in dit artikel hoe je een participatietraject uitvoert en welke stappen je daarbij doorloopt.
Wat is een participatietraject?
Een participatietraject is een proces waarin inwoners, bedrijven of andere belanghebbenden worden betrokken bij de besluitvorming over een project of beleid. Het doel van een participatietraject is het verbeteren van de ruimtelijke plannen, ervoor te zorgen dat plannen breder worden gedragen én het versnellen van ontwikkelprocessen door het voorkomen van langdurige juridische procedures.
De stappen van een participatietraject
Bij het uitvoeren van een participatietraject, kun je de volgende stappen aanhouden:
Participatietraject stap 1:
Controleer de voorwaarden
Vanaf 2024 is participatie verplicht voor de aanvraag van een omgevingsvergunning. Vanuit de Omgevingswet is niet voorgeschreven waar participatie aan moet voldoen. De gemeente waarin het project uitgevoerd moet gaan worden, kan wel een participatiebeleid hanteren. In het participatiebeleid staat omschreven waar de participatie inhoudelijk aan moet voldoen. Zo kan het zijn dat de gemeente ook het schrijven van een participatieplan verplicht stelt, of dat specifiek wordt gevraagd uit te leggen hoe participanten zijn gekozen.
De uitzonderingen
Overigens kan het zijn dat jouw project valt onder een Verklaring Van Geen Bedenkingen (VVGB) of dat er participatieregeling is.
Is er een VVGB, dan kan daarin aangegeven zijn dat participatie niet verplicht is.
In een participatieregeling staat aangegeven wanneer participatie niet verplicht is. Dit gaat om projecten die een beperkte impact hebben op de omgeving. Zoals bijvoorbeeld kleinschalige bouwwerkzaamheden of de aanleg van een verharde oprit.
Deze participatieregeling vormt meestal onderdeel van het gemeentelijke participatiebeleid.
Overeenstemming van de aanpak
Zitten jullie intern op één lijn over de participatieaanpak? Je kunt het in kaart brengen met de gratis participatiemeter. De participatiemeter is een tool die duidelijk aangeeft waar de verschillen zitten in verwachtingen. In welke fase van het project zetten jullie participatie in? Waarover krijgen participanten inspraak?
De participatiemeter helpt je om intern te bepalen hoe jullie participatie aanpakken.
Participatietraject stap 2:
Schrijf een participatieplan
In het participatieplan omschrijf je hoe je de participatie gaat aanpakken.
Naast dat het opstellen van een participatieplan je dwingt om goed na te denken over de aanpak van jouw participatietraject, kan het participatieplan ook een vereiste zijn vanuit de gemeente.
In het participatieplan leg je vast:
- Wat het project inhoudt
- Wat de kaders zijn waaraan participatie moet voldoen
- Wat de beoogde doelen en resultaten zijn
- Wie de participanten zijn
- Wat de participatie-opgave is
- Een planning van de participatieactiviteiten
Participatietraject stap 3:
Nodig participanten uit
Klaar om aan de slag te gaan met participeren? Vanuit het participatieplan heb je bepaald wie je participanten zijn. Nodig de participanten uit om deel te nemen aan het project. Deel de plannen en ga het gesprek aan.
Dat kan in veel verschillende vormen. Dat kunnen bewonersavonden zijn, koffietafelgesprekken, online bijeenkomsten, polls en nog veel. Bij het ene participatietraject werkt een bewonersbijeenkomst het beste, terwijl bij een ander participatietraject het werkt om mensen een-op-een te spreken.
Participatietraject stap 4:
Voer de participatie uit en leg vast
Ga het gesprek aan. Voer uit wat je hebt vastgelegd in jouw participatieplan. Vergeet daarbij niet vast te leggen wat besproken is.
Uiteraard is het doel van participatie het ontwikkelen van mooie ruimtelijke plannen die gedragen worden door de omgeving. Daar aan verwant is dat je met participatie hoopt juridische procedures te voorkomen. Vastlegging van participatie helpt je om bij een juridische procedure aan te kunnen tonen dat je daadwerkelijk de feedback van de omgeving hebt opgehaald.
Participatietraject stap 5:
Schaaf de plannen bij
In de basis kijken gemeenten naar twee zaken als zij beoordelen of het uitgevoerde participatietraject voldoende is:
- Heeft voldoende participatie plaatsgevonden
- Heeft de feedback van participanten bijgedragen aan de vorming van de plannen
Een voorwaarde waarop gemeenten dus beoordelen of participatie goed is uitgevoerd, is dat je als planmaker iets moet doen met de feedback die participanten geven.
Verwerk de feedback die je hebt gekregen uit het participatietraject en schaaf de plannen bij waar mogelijk. Leg duidelijk vast in hoeverre participatie heeft bijgedragen aan de planvorming.
Is het niet mogelijk om feedback mee te nemen in de plannen, geef dan ook aan bij participanten waarom verzoeken of ideeën niet mogelijk zijn en leg dit vast.
Vastlegging van participatie is dus cruciaal. Een participatietraject duurt doorgaans een half jaar. Bij kleinschalige projecten kan dit korter zijn, maar er zijn ook projecten waarbij het traject van planvorming en de participatie jaren duurt. Na zo’n lange tijd nog vastleggen wat er is besproken, is niet haalbaar.
Participatietraject stap 6:
Stel het participatieverslag op
Is de participatie afgerond en is het project klaar voor de aanvraag van de Omgevingsvergunning? Dan heb je een participatieverslag nodig om bij de aanvraag voor de Omgevingsvergunning bij te voegen. In het participatieverslag geef je aan hoe participatie is uitgevoerd, wat er inhoudelijk aan de orde is gekomen en wat er met de feedback van participanten is gedaan.
