Belangrijk bij het schrijven van een participatieplan is het doel van het plan. Voor wie schrijf jij het participatieplan? En met welke doelen schrijf je het plan?

Tip: schrijf het participatieplan niet alleen voor interne doeleinden, maar stel hem op voor alle betrokkenen

Het participatieplan helpt je niet alleen om de participatie uit te werken, maar het is ook een middel om naar andere partijen te communiceren hoe de participatie gaat verlopen. Zo weten zij ook wat er van hen verwacht wordt. Het participatieplan maakt het voor participanten duidelijk wanneer zij hun inbreng kunnen geven en wat daarmee gedaan wordt.

Voordat je het participatieplan uitwerkt, bedenk dus eerst wie de lezers zullen zijn en wat je met het participatieplan wilt bereiken.

Doelen van het participatieplan kunnen zijn:

• Het tot in detail uitwerken van het participatieproces
• Interne afstemming bereiken over de participatieaanpak
• Een leidraad geven voor het bepalen van de benodigde tijd en middelen voor participatie
• Verwachtingsmanagement: waarover mogen besluiten genomen worden en wat ligt vast
• Bepalen welke stakeholders betrokken gaan worden, hoe zij betrokken worden en op welk niveau zij mee mogen beslissen
• Duidelijkheid geven aan stakeholders over hoe zij kunnen participeren in een project en hoe hun inbreng wordt meegenomen

Meestal worden er geen strikte voorwaarden gesteld aan het participatieplan. Ieder participatieproces en dus ook ieder participatieplan is maatwerk. Onderstaand geven we je een mogelijke opbouw. Het kan zijn dat jouw project hierop aanvullingen vereist.

Welke onderdelen mogen niet ontbreken in jouw participatieplan?

1) Inleiding en projectinformatie

• Meer over het project
• Proces tot nu toe
• Rol gemeente (optioneel)
• Richtlijnen participatie

2) Kaders
3) Doelen en resultaten van de participatie
4) Stakeholders
5) Participatie-opgave

• Wat zijn thema’s die verwacht worden aangedragen te worden door participanten
• Waarover is wel inspraak mogelijk, waarover niet
• Participatieniveau
•  Participatie-instrumenten

6) Planning

• Wanneer, wat, waar en wie

Onderstaand geven we per punt aan hoe je deze kunt uitwerken in jouw participatieplan.

Geef een beknopte omschrijving het project.
Geef daarbij antwoord op de volgende vragen:

• Wat is de achtergrond van het project?
• Wat is het doel van het project?
• Wat gaat er ontwikkeld worden?
• Op welke locatie gaat het project gerealiseerd worden?
• Wat is de rol van de gemeente?
• Wie is de initiatiefnemer van het project?

Zijn er daarnaast bepaalde voorwaarden gesteld aan de participatie door de betrokken gemeente(n)?
Geef aan of er een participatiebeleid is en wat hierin omschreven staat. Zijn er vanuit de gemeente bepaalde eisen gesteld aan de participatie en de verslaglegging, neem dit dan mee in het participatieplan.

Zijn er externe kaders gesteld voor de ontwikkeling van het project? Dit kunnen eisen zijn uit het bestemmingsplan, of andere vereisten.

Onderzoek aan welke voorwaarden het project moet voldoen en leg deze kaders vast.

Voorbeelden daarvan zijn:

• Geldt er een verplicht percentage sociale huur bij een nieuwbouwproject?
• Geldt er een maximale bouwhoogte?
• Zijn er bepaalde voorgeschreven materialen?
• Wat mag wel en wat mag niet vanuit het stikstofbeleid?
• Heeft de gemeente een omgevingsvisie waarbinnen het project moet vallen?
• Wat schrijft het participatiebeleid van de gemeente voor?

Waarvoor wordt participatie ingezet? Wat wil de initiatiefnemer bereiken met de participatie?

Voorbeelden van mogelijke doelen zijn:

• Het vroegtijdig informeren van belanghebbenden over het plan
• Het in gesprek treden met directe belanghebbenden om hun visie op het project helder te krijgen
• Samen met de belanghebbenden tot een ontwerp komen die door alle partijen gedragen wordt
• Het creëren van draagvlak voor de realisatie van een project waar veel weerstand op verwacht wordt
• Het verkrijgen van andere invalshoeken, wat het eindresultaat nog beter maakt
• De inzet van participatie om te voldoen aan gestelde eisen

Een voorbeeld van het beoogde resultaat:

Door het inzetten van de verschillende participatievormen bieden we de betrokken partijen alle ruimte om met vragen, opmerkingen, ideeën, zorgen, wensen en andere bijdragen te komen.

Wij nemen de inbreng van participanten serieus. Waar mogelijk zullen uitkomsten van de verschillende participatievormen meegenomen worden in de ontwikkeling van het project.

Uiteindelijk willen we hiermee bereiken dat we een mooi project realiseren, waar ook de betrokkenen achter staan.

Het betrekken van de omgeving brengt waardecreatie tot stand.

Geef in dit hoofdstuk aan welke stakeholders/belanghebbenden jullie geïdentificeerd hebben voor het project en omschrijf deze. Wees daarbij zo specifiek mogelijk.

Geef dus niet aan dat je een stakeholdergroep ‘omwonenden’ betrekt, maar specificeer om welke omwonenden het gaat. Bijvoorbeeld door adressen te noemen. Of nog duidelijker deze te markeren op een kaart van de omgeving van het project.

Specificeer ook overheden verder. Spreek dus niet van ‘de gemeente’, maar geef ook aan welke afdeling of wie deze stakeholder vertegenwoordigd.

Tip: heb je een groep belanghebbenden die moeilijk benaderbaar is, zoals bijvoorbeeld ‘toeristen’? Probeer dan een belangenbehartiger aan te stellen, zoals medewerkers van de plaatselijke VVV.

In dit hoofdstuk maak je duidelijk wat je gaat doen om je participatiedoel te bereiken. Hoe pak je de participatie aan?

Dit hoofdstuk is het belangrijkste onderdeel van het participatieplan. Onderdelen van dit hoofdstuk kunnen zijn:

• Wat zijn thema’s die verwacht worden aangedragen te worden door participanten
• Waarover is wel inspraak mogelijk, waarover niet (los van externe kaders die gesteld zijn die je al omschreven hebt in hoofdstuk 2)
• Wat is het gewenste participatieniveau, zo nodig uitgeschreven per onderdeel
• Welke participatie-instrumenten ga je inzetten

Thema’s

Bij sommige projecten is het voorafgaand aan de participatie al in te schatten wat discussiepunten kunnen worden.

Is het project bedoeld om een hoge woontoren te realiseren in een wijk met alleen laagbouw? Dan kun je van direct omwonden verwachten dat zij zich zorgen maken om hun privacy.

Is het project bedoeld om een sport-, spel- en ontmoetingsplek te maken voor jongeren in het centrum van een wijk? Ook dan kun je verwachten dat thema’s als handhaving, veiligheid en afval thema’s zullen zijn.

Door deze bezwaren vooraf te definiëren, maak je niet alleen voor het projectteam helder waarop reactie kan worden verwacht, maar kan hier ook al vroegtijdig op geanticipeerd worden. Bijvoorbeeld door mogelijke bezwaren vast te onderzoeken (denk aan geluid- en trillingsniveaus of het vinden van soortgelijke situaties die al gerealiseerd zijn).

Ook geef je hiermee aan de bezwaren van stakeholders te erkennen, ze serieus te nemen en hier graag het gesprek over aan wilt gaan. Zo kom je makkelijker tot gewenste oplossingen.

Inspraak

Waarover mogen de verschillende belanghebbenden wel of niet meebeslissen?

Naast de gestelde wettelijke kaders uit hoofdstuk 2 kan het zijn dat ook jullie als initiatiefnemer bepaalde eisen hebben. Bijvoorbeeld een minimaal aantal te realiseren woningen om het project rendabel te laten zijn. Of de eis dát er op een bepaalde locatie een ontmoetingsplek moet komen.

Ook kan het zijn dat jullie juist graag willen dat stakeholders een besluit nemen over bepaalde zaken. Wellicht niet over het aantal te realiseren woningen en de kaveloppervlakte, maar wel de bouwstijl en duurzaamheidsmaatregelen. En misschien kan de locatie van een ontmoetingsplek niet ter discussie worden gesteld, maar zijn de stakeholders volledig vrij om invulling te geven aan hoe die ontmoetingsplek eruit komt te zien.

Dit geeft de verschillende stakeholders duidelijkheid over waarover geparticipeerd kan worden en waarover niet.

Tip: Heb je in een project veel verschillende stakeholders? In een tabel kun je uitwerken waarover wel of geen inspraak mogelijk is voor de verschillende doelgroepen.

Participatieniveau

Om te bepalen welke participatie-instrumenten er in het participatieproces gebruikt zullen worden, moet eerst besloten worden wat het geschikte participatieniveau voor dit proces is.

Dat kan bepaald worden op basis van de participatiemeter en de eerder gedefinieerde participatiedoelstellingen.

In de participatiemeter kan aangegeven worden in welke fase je welke doelgroep wilt betrekken en wat het gewenste participatieniveau is.

Dit kun je duidelijk inzichtelijk maken door in onderstaande afbeelding de stakeholders te plotten. Op basis van de projectfase en het participatieniveau, kunnen de bijpassende participatie-instrumenten aangegeven worden.

Participatie-instrumenten

Welke instrumenten ga je inzetten om jouw gestelde participatiedoelen te bereiken?

Denk daarbij aan locatiebezoeken en het steekproefsgewijs interviewen van mensen, het organiseren van een informatiemarkt, inspraakavonden, interactieve ontwerpsessies, verdiepingsgesprekken en nieuwsbrieven.
Maar denk ook aan online mogelijkheden, zoals online vergaderingen en polls.

Denk bij het vaststellen van de instrumenten die je in gaat zetten ook aan de manier waarop je terugkoppeling geeft aan belanghebbenden over wat je er met hun feedback is gedaan.

Tot slot kun je ook vermelden hoe je gaat zorgen voor vastlegging van de participatie. Bijvoorbeeld door Parolo te gebruiken. De vastlegging van de participatie is een essentieel onderdeel om de uitgevoerde participatie te kunnen aantonen bij een vergunningsaanvraag.

In vorige hoofstukken heb je uiteengezet hoe je de participatie voor jouw project gaat inrichten. Sluit het participatieplan af met een planning.

Wanneer zet je welk instrument in voor welke stakeholders?

Je kunt dit overzichtelijk uitwerken in een tabel of flowchart, waarin je ook milestones kunt aangeven: momenten waarop bepaalde beslissingen definitief moeten zijn.

Deze milestones kun je in je participatieplan ook nog verder toelichten. Dit schept duidelijk voor de verschillende participanten over tot wanneer zij de mogelijkheid hebben om te reageren.

Een laatste tip: Stem de eerste (concept-)versie eerst intern af, zodat jullie op één lijn zitten. Hanteer duidelijk auteur- en versiebeheer van het document, zodat je altijd zeker weet dat je de juiste versie gebruikt.

Heb je het participatieplan klaar en ga je aan de slag met participatie? Upload dan het participatieplan in Parolo en wees daarmee transparant naar alle stakeholders die je gaat uitnodigen om deel te nemen aan het participatietraject.

Dit is natuurlijk niet verplicht, maar als je het plan goed hebt opgesteld, geeft het voor iedereen duidelijkheid.

Benieuwd naar hoe Parolo jou helpt om succesvolle participatietrajecten uit te voeren?