Participatievormen kiezen

Participeren is het gesprek aangaan met belanghebbenden van een ruimtelijk plan. Dat kun je natuurlijk op veel verschillende manieren doen.

Welke participatievorm passend is, hangt af van verschillende factoren.

• De verschillende belanghebbenden, hebben ieder hun eigenschappen en gewenste manier van communicatie.
• Daarnaast wil je als initiatiefnemer ook controle houden over het participatieproces. Soms wil je juist wel veel feedback, maar in andere situaties wil je feedback binnen de perken houden.
• Dat is vaak ook verbonden aan de fase van het proces. Zit je nog in de initiatieffase van het project, dan heb je baat bij andere feedback dan wanneer de plannen al definitief zijn.
• Tot slot kan ook het participatiebeleid van de gemeente een factor zijn. Daarin kan een verplichte mate van communicatie beschreven zijn.

Allemaal factoren die je kunt meewegen in de participatievormen die je kiest.

Op deze pagina geven we je graag inspiratie en een overzicht van 36 mogelijke participatievormen. Voor welke vormen ga jij?

Strategisch participatievormen bepalen

Een gedegen participatieplan begint bij het identificeren van de belanghebbenden.
Omschrijf de belanghebbenden en kies de vormen van participatie die aansluiten bij jouw participanten. Wil je een plan maken voor een speeltuin? Dan is je belangrijkste doelgroep de kinderen. Het maken van een tekening is een goed middel om de kinderen na te laten denken over wat zij graag zouden willen.

Maar daarnaast heb je de ouders van de kinderen. Zij hechten andere waarden aan een speeltuin. Zij willen misschien dat broertjes en zusjes van verschillende leeftijden er kunnen spelen, dat de speeltuin veilig is en dat er voldoende schaduw is. Hun bijdrage kun je prima vragen aan de hand van een digitale vragenlijst.

Tot slot vinden ook de buren iets van de speeltuin. Misschien zijn er geen bezwaren, maar ook zij kunnen wensen hebben. Zoals het plaatsen van een hoge omheining en het gebruik van geluiddempende materialen. Als participatievorm zou een keukentafelgesprek goed passen.

Participatieniveaus

Naast het afstemmen van de participatievorm aan de doelgroep, kun je de participatievorm ook aanpassen aan het participatieniveau.

Afhankelijk van de hoeveelheid inspraak die je een groep participanten wilt geven, kun je afwegen welke participatievormen je in kunt zetten.

Wil je participanten alleen informeren, bijvoorbeeld omdat de plannen al rond zijn, dan passen hierbij andere participatievormen dan wanneer je participanten actief wilt betrekken bij de planvorming.

Participatievorm aanpassen aan de gewenste mate van contact

Tot slot kun je ook de participatievorm aanpassen aan de gewenste mate van contact:

Gezamenlijke participatie

+ In deze vorm kunnen participanten elkaar aanvullen. Er kan synergie ontstaan en ideeën kunnen door samenwerking naar een hoger niveau getild worden.
+ Met gezamenlijke participatie kun je in een relatief kort tijdsbestek de feedback van veel verschillende participanten ophalen.
– Maar deze vorm levert ook eerder discussie op en dat kan tot gevolg hebben dat participanten elkaars zorgen versterken.

Individuele participatie

+ Bij individuele participatie kun je dieper ingaan op achterliggende zorgen of ideeën.
+ Ook personen die in een groep minder tot zijn recht komen, krijgen bij individuele participatie meer mogelijkheden voor zeggenschap.
– Tijdrovend.

Fysieke participatie

+ Ook non-verbale communicatie.
+ Er is directe interactie mogelijke.
– Tijd en plaats spelen altijd een rol.

Digitale participatie

+ Participanten kunnen in hun eigen tempo stukken bekijken en daarop reageren.
+ participatie is vastgelegd.
– Er kan ruis optreden, omdat je elkaar niet face-to-face spreekt en non-verbale communicatie ontbreekt.

Doe inspiratie op met deze 36 participatievormen

Er zijn natuurlijk oneindig veel mogelijkheden voor participatie. Om je op weg te helpen geven we je hierbij 36 mogelijke participatievormen. Aan jou de keuze om binnen jouw plan, op het juiste moment de gepaste participatievorm in te zetten:

Tekenwedstrijd

Laat de fantasie de vrije loop gaan en organiseer een tekenwedstrijd. Ideaal voor kinderen.

Moodboards

Laat creativiteit de vrije loop en maak moodboards om mensen uit te dagen en hun verbeelding te laten spreken. Gebruik moodboards om interactieve samenwerking te bevorderen om zo een kleurrijk, divers en tastbaar resultaat te bereiken.

Praatje op straat

Trek je wandelschoenen aan en ga de buurt in. Kijk welke buurtbewoners je tegen het lijf loopt en vraag ze wat zij vinden van het plan. Door deze laagdrempelige manier van participatie krijg je een goed idee van het sentiment van de buurt en wordt duidelijk waar bepaalde zorgen liggen.

Koffiemoment

Een koffiemoment is niet alleen een gelegenheid om de dorst te lessen, maar ook om ideeën te delen. Spreek je omwonenden een-op-een, dan kun je dieper ingaan op bepaalde zorgen. Waarom is het een zorg? En welke zorg ligt er achter de zorg? Op deze manier zullen buurtbewoners zich echt gehoord voelen en sneller bereid zijn samen tot oplossingen te komen.

Stembus

Laat je stem horen! Plaats een stembus op de locatie of bij een lokaal evenement. Geef mensen verschillende opties en laat ze stemmen op hun favoriet. Laagdrempelig en anoniem haal je zo de voorkeuren op van de omgeving.

Dialoogtafel

Kom samen aan tafel en duik de diepte in. Dialoogtafels brengen de deelnemers dichter bij elkaar en bevorderen wederzijds begrip en vertrouwen. Door samen te praten en naar elkaar te luisteren, groeit het vertrouwen in het proces. Dit zorgt voor meer acceptatie en draagvlak voor de beslissingen die worden genomen.

Maquettes maken in groepjes

Ga terug naar je kindertijd en pak de legoblokjes of vormpjes erbij en maak samen een maquette. Verdeel de deelnemers in groepjes om zo verschillende ideeën op te doen. Deze vorm prikkelt de creativiteit en zorgt voor meer saamhorigheid.

Bewonersavond

Huur de lokale kroeg af en organiseer een bewonersavond. Laat de buurt samenkomen, verhalen uitwisselen en oplossingen bedenken. Deel rechtstreeks informatie over plannen en projecten, zorg voor transparantie en bouw aan een samenwerking.

Poll

Als je snel wilt weten wat er speelt bij belanghebbenden, dan is een poll een goede manier om dit te peilen. Je bereikt hiermee al snel een groot publiek en geeft mensen de kans om snel en anoniem hun mening te delen.

Enquête met open vragen

Benieuwd naar wat er écht leeft in de buurt? Een enquête met open vragen is de sleutel tot inzicht. Geef buurtbewoners de ruimte om hun gedachten te delen, door prikkelende open vragen te stellen.

Omdenksessie

Een omdenksessie is een ideale vorm om samen tot oplossingen te komen. Verzamel punten waar de omwonenden moeite mee hebben, leg ze open en bloot op tafel en werk samen met de omwonenden aan oplossingen. Hoe kunnen de plannen aangepast worden, zodat het voor iedereen tot een fijn resultaat leidt?

Opmerkingen prikken op ontwerpen of kaarten

Een manier om feedback te verzamelen die heel visueel is. Plaats ontwerpen, kaarten of plattegronden van het project op een prikbord. Laat mensen met punaises opmerkingen prikken op de plekken waar zij op- of aanmerkingen hebben. Een manier om de plannen heel visueel te maken. Voor beelddenkers een fijne manier van feedback geven.

Post-it brainstorm

Een leuke participatievorm voor als betrokkenen veel inspraak hebben. Organiseer een brainstorm en laat deelnemers hun ideeën schrijven op post-its. Je haalt leuke ideeën op, bezwaren of oplossingen. Groepeer en categoriseer de post-its en trek samen de conclusies.

Terugkoppelingbijeenkomst

Is er tijdens het participatieproces veel mogelijkheid voor inspraak geweest en zijn jullie aan de slag gegaan met deze input? Dan is een terugkoppelingsbijeenkomst wel zo fijn. Leg uit wat er met alle input is gedaan en hoe deze verwerkt is in de plannen.

Digitaal vragenuurtje

Geen stress over volle agenda’s of files. Digitale vragenuurtjes zijn als een gezellig online café waar iedereen kan binnenlopen. Nodig mensen uit met een link naar een online omgeving, waar zij digitaal aan kunnen haken en vragen kunnen stellen. Het is een laagdrempelige manier om vragen van betrokkenen te beantwoorden.

Digitale vragenlijst

Met een digitale vragenlijst, kun je verschillende typen vragen stellen. Je kunt vragen heel gericht stellen, zodat mensen worden gedwongen om feedback te geven op dat wat voor jou belangrijk is. Je kunt ook hele open vragen stellen, waarbij mensen door de digitale vorm alle tijd hebben om er over na te denken en met goed doordachte antwoorden te komen.

Fysieke enquêtes

Leg enquêtes op levendige plekken zoals parken, buurthuizen en scholen, als uitnodiging om met een potlood je gedachten te delen. En wie weet, misschien ontstaat er zelfs een gezellig praatje of een interessant gesprek rondom de enquête.

Veelgestelde vragen

Stel de veelgestelde vragen op die jullie hebben ontvangen en plan een informatiesessie waarbij je de veelgestelde vragen beantwoord. Verifieer na de informatiesessie of de gestelde vragen beantwoord zijn. Eventueel kun je alle vragen en antwoorden na de sessie nog een nasturen.

Schaalbeoordelingen

Wil je buurtbewoners informeren over besluitvorming en hun mening peilen of het betrekken van een breed publiek, dan kunnen schaalbeoordelingen een goede vorm van participatie zijn. Schuif van links naar rechts, om je mening te geven en laat je stem horen. Het is een snelle en simpele manier om ieders stem te horen en data te verzamelen.

Social mediaposts

Participatie kan natuurlijk ook met behulp van social media. Maak een profiel aan voor het project en nodig mensen uit om het project te volgen. Deel ook daar de plannen en vraag om feedback. Ook na de participatie, zou je op deze pagina mensen op de hoogte kunnen houden van de progressie van de realisatie van het project.

Plannen delen in een participatieplatform

Deel je plannen een participatieplatform, zoals Parolo en vraag mensen daar te reageren. Het grote voordeel hiervan is dat je transparant de plannen deelt, mensen het kunnen bekijken wanneer ze maar willen en dat reacties op de plannen verzameld worden op een plek. Heb je het participatieverslag nodig, dan draai je die met 1 druk op de knop uit.

Mailwisseling

Dieper ingaan op kwesties met een participant kan natuurlijk ook gewoon per e-mail. Let wel op dat je vastlegt wat er besproken is, zodat ook de uitkomsten van de mailwisseling een plek krijgt in het participatieverslag.

Geprint informatiepakket

Een vorm van informeren die mensen in staat stelt de plannen goed te bekijken. Verspreid geprinte informatiepakketten. Gaat het bijvoorbeeld om een stukje gebiedsontwikkeling, dan kun je A3 of A2 geprinte kaarten meesturen. Wees transparant en volledig in de informatie die je vertrekt. Dit is ook een ideale kans om mensen uit te nodigen voor een bijeenkomst of om ze uit te nodigen om feedback te geven op de plannen.

Nieuwsbrief

Informeren is ook een participatievorm. Met een nieuwsbrief is er natuurlijk geen directe communicatie, maar wel een prima middel om betrokkenen op de hoogte te houden.

Gespreksverslag

Zijn er bijeenkomsten geweest of heb je mensen een-op-een gesproken? Het vastleggen van wat besproken is, is altijd een goed idee. Stuur een gespreksverslag naar de personen die je hebt gesproken en vraag om het aan te geven of er onjuistheden inzitten. Zo leg je gemaakte afspraken vast.

Swipen

Een soort tinderen voor plannen. Leg participanten stellingen of ideeën voor en laat ze swipen of ze het een goed idee vinden of niet. Krijg zo een snel beeld bij wat mensen wel of niet aantrekkelijk of interessant vinden.

Webinar

Organiseer een webinar. Een laagdrempelige manier voor betrokkenen om meer te weten te komen over de plannen. Een webinar leent zich prima om in te gaan op veelgestelde vragen, maar je kunt ook een webinar organiseren aan de hand van thema’s.
Wil je bijvoorbeeld een datacenter realiseren op een plek, dan kun je webinars organiseren met thema’s als ‘water’ en ‘energie’. Geef webinars over deze onderwerpen en nodig experts uit op dit gebied.

Activiteit, zoals kookworkshop of live band

Is het lastig om in contact te komen met bepaalde groepen? Organiseer dan een activiteit waar zij wel interesse in hebben of die beter aansluit op de cultuur van de doelgroep. Denk aan een kookworkshop, live band, kermisje, springkussenfestival, marsmallow-smelten of andere activiteit die de doelgroep aanspreekt.

Diepte interviews om tot kern van zorgen te komen

Plan interviews met betrokkenen die zorgen hebben over de plannen. Vaak zitten er achter zorgen, andere zorgen. Zo kan een buurtbewoner tegen de bouw van een hoge flat zijn naast de woning. Terwijl het eigenlijk om privacy gaat. De buurtbewoner is misschien in de basis niet tegen de bouw van de flat, en gunt anderen ook woonruimte, maar vind het niet prettig als hele lagen pal in de tuin kijken.

Voorbeeldlocaties bezoeken

Vinden omwonenden het lastig om voor te stellen wat de plannen zijn? Of is het als projectontwikkelaar nodig om mensen te laten ervaren dat er bijvoorbeeld geen last is van geluidsoverlast bij een bepaalde geluidswal? Het gezamenlijk bezoeken van soortgelijke situaties helpt om het gesprek aan te gaan en zorgen weg te nemen.

Belangenbehartigersbijeenkomst

Wil je niet te veel participanten, maar wel de belangrijkste standpunten meenemen? Kies dan een aantal belangenbehartigers en ga daarmee de participatie aan. Organiseer een bijeenkomst en zet de verschillende belangenbehartigers bij elkaar om op een effectieve manier te praten over verschillende invalshoeken.

Speeddates

Speeddates zijn korte, gestructureerde ontmoetingen waarbij deelnemers de kans krijgen om in een beperkte tijd met verschillende mensen te spreken. Ideaal om participanten ook andere inzichten of standpunten te laten opdoen. Bereid vooraf vragen of thema’s voor die besproken kunnen worden tijdens de speeddates.
Evalueer de speeddates achteraf en vraag bij de deelnemers naar ‘echte opstekers’ die meegenomen moeten worden bij het maken van de plannen.

Virtual reality

Wil je deelnemers de plannen laten ervaren? Overweeg een VR-omgeving te maken. Door het opzetten van de VR-bril kan de persoon veel beter ervaren wat het resultaat zal zijn van de plannen. Verzamel vervolgens de feedback. Wat vindt de participant van de plannen, nu hij of zij deze in VR heeft ervaren?

Interactieve kaart

Ook deze vorm vraagt digitale vaardigheden. Toon het ontwerp op een groot touchscreen beeldscherm en voeg icoontjes toe waar mensen op kunnen klikken voor meer informatie. Geef ze ook de mogelijkheid om zelf een markering te doen op de kaart en hier opmerkingen aan toe te voegen.

Mediation

Heb je te maken met echt tegenstrijdige belangen en lijken jullie er niet uit te komen? Overweeg dan mediation in te zetten. Liever in dit stadium tot een gulden middenweg komen, dan jarenlang vertraging oplopen vanwege juridische procedures.

Wedstrijd

Iets nieuws heeft natuurlijk ook een nieuwe naam nodig. Laat de naam bedenken door belanghebbenden. Organiseer een wedstrijd en laat een naam bedenken voor het project en waarom voor deze naam is gekozen. Op deze manier creëer je ook binding met het project.

Hulp van specialisten in participatie

Twijfel je over welke participatievormen passen binnen jouw project? Wil je graag even sparren, of heb je hulp nodig bij participatie?
De specialisten van Parolo helpen je graag.  Neem gerust even contact op.

Leg participatie vast met Parolo

Een participatietraject zonder gedoe, zo soepel mogelijk aan je verplichting voldoen? Parolo helpt je daarbij. Met de tool communiceer je professioneel met de participanten, ben je transparant en kun je afspraken vastleggen. En als kers op de taart: met één druk op de knop druk je het geanonimiseerd participatieverslag af die je zo kunt bijvoegen bij de aanvraag voor een omgevingsvergunning.