Voor wie nog niet 100% op de hoogte is van de Omgevingswet een korte uitleg. Vanuit de Omgevingswet wordt het verplicht om bij de aanvraag van een omgevingsvergunning aan te geven op welke wijze de omgeving is betrokken bij het maken van de plannen en ontwerpen. Voor ieder project wordt het daarom verplicht een participatietraject uit te voeren en deze vast te leggen.

De impact van de nieuwe Omgevingswet is afhankelijk van jouw bestaande werkwijze. In feite krijg je er een extra opdrachtgever bij: betrokkenen. Nam je die al mee bij het uitwerken van het ontwerp, dan verandert alleen de vastlegging.

Zie jij jouw opdrachtgever nog steeds alleen als degene die jouw rekening betaalt? Dan is de impact van de Omgevingswet groter. Je zult participatie moeten opnemen in het ontwikkelproces en betrokkenen een podium moeten bieden om inbreng te geven.

Als architect sta jij vooraan in het proces van de ontwikkeling van nieuwe bouwwerken. Aan jou de taak om iets te creëren op basis van verschillende behoeften. Niet alleen de behoeften en wensen van jouw directe opdrachtgever, maar ook de behoeften en wensen van degenen op wie het bouwwerk impact heeft.

De eerste stap is het boven water krijgen van deze verschillende behoeften en wensen. Hoe je dat gaat doen en hoe je met deze feedback omgaat, leg je vast in een participatieplan.

Daarin kun je opnemen:

• Wie de betrokkenen zijn; bijvoorbeeld bewoners, gebruikers, omwonenden, bedrijven en overheden.
• Hoe ga je ze gaat betrekken bij het proces. Welke participatievormen zet je wanneer in? Bijvoorbeeld bijeenkomsten, enquêtes en workshops.
• Hoe het verdere ontwikkelproces eruitziet en hoe de feedback van betrokkenen meegenomen worden in het ontwikkelproces.
• Hoe je participatie vastlegt.

Door een participatieplan op stellen, weet jouw opdrachtgever ook hoe het participatietraject eruit komt te zien, welke stappen je gaat ondernemen om de feedback van betrokkenen boven water te krijgen én hoe je deze gaat verwerken in het ontwerp.

De volgende stap is de uitvoer van het participatie- en ontwikkeltraject. Voer je participatieplan uit en verzamel de meningen, ideeën en wensen van de betrokkenen.

Belangrijk daarbij is het vastleggen van de participatie: Hoe heb je betrokkenen de mogelijkheid gegeven om te reageren? Welke feedback en inbreng hebben zij gegeven? En wat heb jij daarmee gedaan?

Dit vastleggen is niet alleen noodzakelijk voor de omgevingsvergunning. Ook als belangen zo tegenstrijdig aan elkaar zijn dat het leidt tot een conflict, helpt het vastleggen van participatie. Is een juridische procedure noodzakelijk, dan kun je als architect of projectontwikkelaar aantonen dat betrokken zijn gehoord bij het maken van de plannen.

Hoe leg je de participatie vast?

Je toont aan dat je participatie hebt geïntegreerd in jouw ontwerpproces door:

• In een participatieverslag vast te leggen welke informatie je beschikbaar hebt gesteld, aan wie en wanneer.
• Daarin op te nemen welke digitale communicatie er is geweest.
• Verslagen toe te voegen van niet-digitale participatievormen, zoals gesprekken met afzonderlijke betrokkenen en verslagen van participatiebijeenkomsten.

Overigens is het aan te bevelen deze documenten ook transparant aan te bieden aan de verschillende betrokkenen. Met transpartante participatie voorkom je discussies achteraf.

Heb je alle input verzameld van de verschillende betrokkenen? Analyseer de informatie en bepaal wat belangrijke feedback is om mee te nemen in het ontwerp.

Heb je het ontwerp klaar? Koppel het dan ook terug aan de betrokkenen. Geef aan hoe hun wensen en ideeën mee zijn genomen in het ontwerp en geef ze nog een reactiemogelijkheid. Daarmee kun jij het ontwerp finetunen.

Voor de aanvraag van een omgevingsvergunning moet je aangeven dat je participatie goed hebt geregeld. Hoe? Dat is niet aan regels gebonden. Ieder traject is immers anders. Maar als je participatie vanaf het begin goed vastlegt, dan kun je deze eenvoudig bijvoegen bij de vergunningsaanvraag.

Leg je het niet goed vast? Dan kan het een tijdrovende klus zijn om dit achteraf nog te moeten doen. Je kunt dan ook het beste zo vroeg mogelijk in het ontwerpproces starten met participatie én deze direct vastleggen. Hou je deze vastlegging bij, dan scheelt dat je veel tijd.

Nog een laatste tip: hou er rekening mee dat als je een participatieverslag toevoegt aan de vergunningsaanvraag, dat je vanuit de AVG-persoonsgegevens moet anonimiseren.

Het klinkt misschien allemaal omslachtig en vervelend: moeten, verplicht, administratie… Met Parolo beperk je dit tot een minimum en is het vastleggen van participatie een peulenschil:

• Alle communicatie van een project vastgelegd op één centrale plek
• Betrokkenen kun je toegang geven, zo maak je participatie transparant
• Je ziet precies wie wat heeft bekeken en feedback heeft gegeven
• Op deze feedback kun je vanuit Parolo zelf ook reageren
• Met één druk op de knop druk je een participatieverslag af die je kunt bijvoegen aan de aanvraag voor de omgevingsvergunning.

Maak het jezelf makkelijk en start jouw participatietrajecten met Parolo. Zo kun jij je blijven focussen op de inhoud en de waardevolle feedback gebruiken voor nóg betere ontwerpen.