Waarom voer je een participatietraject uit? Hopelijk niet alleen omdat je wel moet vanwege de wettelijke verplichting. Participatie heeft veel verschillende voordelen. Een van de belangrijkste voordelen is dat je met behulp van participatie plannen kunt maken die gedragen worden door betrokkenen. Daarnaast verkleint goede participatie de kans op lange en dure procedures. Maar om dit voordeel te benutten, en getouwtrek te voorkomen, moeten de rollen en verantwoordelijkheden van de participanten binnen het project wel duidelijk zijn.

Hoe kun je participanten duidelijkheid geven over hun rol, als jullie als planmakers (onbewust) niet op één lijn zitten? Met behulp van de participatiemeter maak je inzichtelijk hoe jullie als planmakers in het project staan. Wat is de huidige fase van het project? En welke kaders stellen jullie aan de inspraak van participanten? Mogen zij zelfstandig beslissingen nemen, of is participatie met name informatief in jullie project?

Je ontdekt het met de participatiemeter. Na het invullen van de participatiemeter, is het duidelijk of jullie hetzelfde tegen het participatieniveau aankijken. Weet je waar de verschillen zitten, dan kunnen jullie eerst samen zorgen dat jullie hetzelfde in het project staan, voordat de participanten onduidelijk instructies krijgen en de participatie haar doel mist: je krijgt dan eerder weerstand dan draagvlak.

De Participatiemeter is een online tool die in één oogopslag laat zien of jullie als projectteam dezelfde opvatting hebben over de rol van participatie binnen het project. Ook laat het zien of het gekozen participatieniveau realistisch is voor de planfase waar een project zich in bevindt. De uitkomsten van de participatiemeter helpen je om samen het gesprek aan te gaan en de verwachtingen in het projectteam te managen.

De participatiemeter vul je onafhankelijk van elkaar in. Je kunt een project aanmaken in de participatiemeter en teamleden uitnodigen om de participatiemeter in te vullen. De teamleden krijgen 3 vragen te zien waarop zij hun visie kunnen geven over de status van het project en het participatieniveau dat zij van toepassing vinden.

In veel projecten wordt aangenomen dat de opvattingen over de rol van participatie binnen het project overeenkomen. Toch laat de participatiemeter vaak anders zien. Daar waar ontwikkelaars vaak meer in planfasen denken - van initiatief tot realisatie - beginnen de gedachtegangen van gemeenten bij de participatieniveaus. Dit verschil in uitgangspunt blijft vaak onuitgesproken, waardoor dit tijdens het project tot vergissingen kan leiden. De consequenties daarvan kunnen zijn dat vergunningen niet worden toegekend en het project vertraging oploopt. Goed om dus om met de participatiemeter even te checken of jullie wel op één lijn zitten.

De resultaten van de deelnemers aan de participatiemeter, worden geplot op basis van de verschillende planfases en participatieniveaus.

Op de horizontale as staat de tijd. Deze as vertelt waar in het proces jullie zijn. Partijen hebben vaak (onbewust) verschillende ideeën over de fase waarin een project zich bevindt. Denkt iedereen wel hetzelfde over de fase waarin jullie je bevinden?

De verticale as omschrijft hoeveel inspraak jullie betrokkenen willen geven in het proces. Deze as is geïnspireerd op de participatieladder en loopt van geen tot weinig invloed (bovenaan) naar veel invloed (onderaan). Hoe denkt iedereen over de manier waarop partijen betrokken worden? Hoeveel invloed krijgen belanghebbenden?

Dan is er nog de gele curve. Deze geeft aan wanneer een participatievorm passend is bij de planfase. Wanneer punten ver buiten het gele vlak liggen is het dus verstandig om te kijken of de participatievorm haalbaar is binnen de planfase. Je wilt namelijk voorkomen dat er valse beloften worden gedaan aan betrokkenen. Denk hier vooraf goed over na en pas waar nodig het participatieniveau aan of ga een stap terug in de planfasen.

Initiatieffase

Het idee voor het project krijgt in de initiatieffase haar eerste vorm. Wat is het doel van het project? Lijkt het project haalbaar? Wat zijn de verwachte kosten en is het rendabel? Wat zijn de risico’s?
In deze verkennende fase kunnen partners worden aangehaakt bij het project om te kijken of het een initiatief haalbaar is.

Definitiefase – uitgangspunten bepalen

Tijdens de definitiefase krijgt het plan meer vorm. Als projectteam ga je aan de slag met voorwaarden van het project. Het bestemmingsplan wordt gecontroleerd. Het budgettaire plaatje wordt uitgewerkt en een planning wordt opgesteld. Daarin staat opgenomen wie wanneer betrokken worden om het project te realiseren en wat ervoor nodig is om het project succesvol te realiseren. Om dat te bepalen, kan bij de verschillende stakeholders opgehaald worden wanneer het project voor hun succesvol is.

Het doel is om aan het einde van deze fase alle uitgangspunten helder te hebben.

Ontwerp

Tijdens de ontwerpfase worden de plannen compleet gemaakt met een ontwerp. Het kan zijn dat de ontwerpfase uit meerdere deelfasen bestaan. Zoals een eerste schetsontwerp, een voorlopig ontwerp en een definitief ontwerp.

Procedure

In deze fase worden de plannen definitief gemaakt. Op basis van het ontwerp worden afspraken gemaakt met de met partijen die betrokken zijn bij het realiseren van het project. Het ontwerp wordt getoetst aan de WRO en vergunningen worden geregeld.

Bouwfase

In deze fase wordt het project fysiek gerealiseerd en worden de plannen uitgevoerd conform de gemaakte afspraken met de verschillende partijen.
De fase eindigt met de oplevering.

Beheer

Het project is afgerond. De bouw of aanleg is klaar en het geheel wordt in gebruik genomen. In deze laatste fase speelt onderhoud een rol.

Informeren

Participanten hebben op het participatieniveau ‘informeren’ geen actieve rol. Participanten worden geïnformeerd over het project en kunnen geen inhoudelijke bijdrage leveren aan het project. De participanten kunnen uiteraard wel zorgen, wensen en ideeën uiten. Daarnaast zijn ze in de mogelijkheid om vragen te stellen bij onduidelijkheden.

Inspreken

Op dit participatieniveau kunnen participanten aangeven wat hun visie is op bepaalde onderwerpen. Dit betekent niet automatisch dat deze feedback ook meegenomen wordt in de plannen.

Consulteren

Op dit participatieniveau worden participanten actief betrokken bij het maken van de plannen. Zo kunnen participanten ingezet worden als klankbordgroep. Waardevolle feedback kan verwerkt worden in de plannen.

Co-creatie

Op het participatieniveau co-creatie krijgen participanten ook zeggenschap in de planvorm. Er wordt actief samengewerkt aan het vormgeven van de plannen.

(Mee)-beslissen

Mogen participanten meebeslissen, dan hebben zij ook de bevoegdheid om gezamenlijke beslissingen te nemen. Hiervoor kunnen kaders vastgesteld zijn waarbinnen de participanten beslissingsbevoegdheid hebben.

Zelfbestuur

Op dit participatieniveau zijn het de participanten die de beslissingen kunnen nemen.

De tool is nu een tijdje in gebruik. ‘We krijgen vanuit de praktijk veel enthousiaste reacties. De Participatiemeter geeft onze opdrachtgevers direct inzicht in waar ze staan in het proces en waar ze met hun participatieproces heen willen. Door samen met het projectteam de tool in te vullen worden de verwachtingen zichtbaar. Als die uiteenlopen, is het raadzaam eerst een gedeelde verwachting te creëren. Met draagvlak en oog voor de dagelijkse realiteit kan elk proces vliegend van start.