Projecten hebben een gekaderd doel. Bijvoorbeeld de realisatie van een x-aantal huur- en koopwoningen. Het aanleggen van een zonnepark dat voor 50% voorziet in de stroomvoorziening van de regio. Of een herindeling van gebied, waarbij meer ruimte komt voor recreatie en water.

Wat jouw projectdoelstelling ook is, jij wilt jouw project het liefst zo snel mogelijk realiseren en het doel behalen. Natuurlijk ga je het gesprek aan met de verschillende stakeholders, maar stakeholders die voor jou weinig toevoegen, veel weerstand leveren en je veel tijd kosten, die geef je liever een niet te groot voetstuk. Mensen die zich in de leefomgeving bevinden of gaan bevinden, waar jij jouw project moet uitvoeren, zijn meestal niet de stakeholders die het makkelijkst zijn. Maar wel de groep die over het algemeen heel betrokken is en waar je veel input vandaan kunt halen voor jouw project.

Van de mensen die het meest betrokken zijn, de mensen uit de leefomgeving op wie jouw project direct impact heeft, kun je in eerste instantie weerstand verwachten.

Dat heeft ermee te maken dat de mens standaard weerstand biedt op veranderingen. Daar komt bovenop dat bewoners en omwonenden bij voorbaat denken dat er toch niet naar ze geluisterd wordt en dat hun ideeën geen aanpassing van de plannen gaan brengen. Als je als betrokkene bij voorbaat die perceptie hebt, dan grijp je elke gelegenheid aan om er met een gestrekt been in te gaan. Geen wonder dus dat je deze groep betrokkenen als lastig kunt ervaren.

Juist deze groep betrokkenen is als een ruwe diamant. Het is aan jouw de taak om de houding van deze doelgroep te veranderen. Maar hoe krijg je die betrokkenen zo ver om mee te werken en niet tegen te werken?

Dat begint bij gelijkwaardigheid. Hoe groter de hiërarchie in een project en hoe meer verandering wordt opgelegd, hoe groter de weerstand is die je kunt verwachten. Gelijkwaardigheid begint bij een mindswitch van jou als omgevingsmanager of projectleider. Zie jij de direct betrokkenen vanuit de leefomgeving als een lastige doelgroep? Dan zullen ze dat ook zijn. Zie jij ze als ruwe diamanten die met wat aandacht gaan schitteren? Dan krijg je ook een schitterende samenwerking.

Maar hoe zorg je voor een mindswitch bij de betrokkenen zelf? Dat begint bij vroegtijdige participatie, transparantie en een actieve houding van jou als omgevings- of projectmanager. Benader ze actief. En geef ze het voetstuk dat ze graag willen hebben: laat ze weten dat ze zelf bij kunnen dragen aan de invulling van de plannen. Geef ze de ruimte voor co-creatie.

Dat vraagt ook om een stuk flexibiliteit en aanpassingsvermogen van jou en de opdrachtgever. Bijvoorbeeld: Is het jouw project om een zonnepark te realiseren die voorziet in 50% van de stroombehoefte in het gebied? Maar wordt vanuit de omgeving een andere oplossing aangedragen waarbij de hoeveel opgewekte stroom ook voldoet? Sta daar dan voor open en onderzoek de mogelijkheden. Neem feedback serieus en neem een open houding aan.

Omgevingsmanagement houdt de relatie met de omgeving en de stakeholders in balans gedurende het project. Het samenbrengen van verschillende stakeholders is een van jouw verantwoordelijkheden. Met de uitdaging daarbij dat betrokkenen uit de leefomgeving een verplichte stakeholder worden, ben jij meer dan ooit een verbinder. Daar waar het informeren van de omgeving eerder nog als participatie bestempeld kon worden, is nu inspraak de norm.

Om de participatie in goede banen te leiden, ben jij de spelleider, degene die de spelregels bepaalt. Geef duidelijk aan wat de kaders zijn van het project en geef betrokkenen aan wat de spelregels zijn:

• Hoe groot is de speelruimte bij de invulling van de plannen?
• Wat mag wel en wat mag niet op deze locatie?
• Hoe zit het met budgetten?
• Hoe ziet het participatietraject er uit? Wat is het verloop van het project
• Wanneer en op welke punten hebben de participanten inspraak?
• Wat wordt gedaan met feedback van betrokkenen?

Verwachtingsmanagement bij de verschillende stakeholders helpt om weerstand te verminderen. Zit je met de verschillende betrokkenen op dezelfde golflengte? Dan verloopt het proces soepeler.

Een mogelijkheid om te onderzoeken of je met de betrokkenen op dezelfde golflengte zit is om gebruik te maken van de participatiemeter. Met de participatiemeter meet je wat jouw verwachtingen zijn en die van andere participanten. De tool neemt jou en andere participanten mee langs de belangrijkste onderwerpen waarover je moet nadenken. Alle betrokkenen zijn binnen vijf minuten klaar. En jij ontvangt direct een overzicht van hoe iedereen erover denkt. Ideaal om te toetsen of jullie allemaal op dezelfde golflengte zitten en om te kijken waar nog eventuele ruis zit. Zo kun je tijdig verwachtingen bijsturen en een succesvol participatietraject uitvoeren.

In de praktijk zien wij veel omgevingsmanagers of projectleiders de kracht van het betrekken van omwonenden -de ruwe diamanten- nog niet hebben ontdekt. In dit artikel hebben we meerdere punten genoemd waar jij aandacht aan kunt schenken om participatie bij gebiedsontwikkeling soepel te laten verlopen.

Gebruik je Parolo voor een project, dan neem je al een aantal struikelblokken weg. Zo communiceer je transparant, heeft iedereen inzage in projectdocumenten en kun je vanaf 1 centrale plek makkelijk het gesprek aangaan met de verschillende participanten. Wil jij ook de voordelen van Parolo ervaren?