Hoe maak je samen een goede start? Iedereen herkent het wel: Je wil met vrienden op vakantie en iedereen heeft zo z’n eigen ideeën over de planning, locatie en accommodatie. Je hebt allemaal je eigen verwachting bij de ideale vakantie. Je vriend heeft al een duidelijk beeld van zijn wensen en heeft al van alles uitgezocht voor een specifieke locatie. Heel leuk, maar jij had zelf ook al geweldige plannen voor een andere leuke bestemming. En weer andere vrienden hebben geen idee en moeten hun wensen nog scherp krijgen. Hoe zorg je er nu voor dat je ondanks ieders verschillende wensen en ideeën samen een leuke vakantie kan plannen?
Een goed (gezamenlijk) begin is het halve werk
En zo is het ook met participatie. Niets vervelender dan een valse start of een mismatch in verwachtingen. De ontwikkelaar heeft al een ontwerp klaarliggen met wat er moet komen op de locatie. De gemeente wil vanuit de Omgevingswet dat de omgeving betrokken wordt en heeft nog enkele uitgangspunten waarover zij in gesprek willen. De omgeving zelf weet nog van niets, wil echt meepraten en verwacht dat gemeente en ontwikkelaar al op één lijn zitten.
Elke partij brengt dus, zowel bewust als onbewust, haar eigen ideeën en verwachtingen mee. Dit is hoeft geen probleem te zijn, zolang deze verwachtingen wel uitgesproken worden. Worden verwachtingen niet gecommuniceerd naar elkaar? Dan is er een grote kans dat verwachtingen tussen partijen totaal niet overeenkomen. En vroeg of laat zorgt dit voor beperkingen.
Een proces beginnen met gelijke verwachtingen is daarom van groot belang. Het afstemmen van verwachtingen bij ruimtelijke projecten moet op twee vlakken gebeuren: ‘waar staat iedereen in het proces? ‘ en ‘wat is de ruimte voor participatie?’
Duidelijkheid over het proces…
Gedurende het proces kun je niet verwachten dat iedereen op één lijn zit. Partijen hebben vaak verschillende ideeën over de fase waarin een project zich bevindt. En dat is lastig. Want niks is zo vervelend als een proces doorlopen waarbij de één het gevoel heeft nog uitgangspunten te kunnen vaststellen, maar een ander al bezig is met het ontwerp.
Besef hierbij ook dat de verschillende partijen niet altijd elkaars taal spreken. Voor een architect is het duidelijk wat het verschil tussen een schetsontwerp en een voorontwerp is, terwijl dit de meeste participanten weinig tot niks zegt.
Zorg daarom voor duidelijkheid onderling. Met als belangrijkste pijler heldere communicatie, op een manier die voor iedereen te volgen is. Bespreek met elkaar: Waar bevinden we ons in het proces? En welke beslissingen zijn er al gemaakt? Zo krijg je de verwachtingen op één lijn.
…en over de participatie
Wanneer duidelijk is wat het proces gaat inhouden, moet er ook nog besproken worden hoe het proces vormgegeven wordt. Hoe worden alle partijen gedurende het proces betrokken? Hoeveel invloed krijgen belanghebbenden? En bij welke onderwerpen is input gewenst? Ook hier geldt weer: elke partij moet duidelijk uitspreken welke wensen zij hierover heeft.
What’s next
Een goed proces is afhankelijk van gezamenlijke verantwoordelijkheid. Dit houdt in dat alle betrokken partijen helder zijn over hun wensen en verwachtingen wat betreft het proces en de participatie. Eerlijkheid en transparantie voorkomt hiermee een hoop onduidelijkheid, irritatie en procesvertraging.
