Eerst even terug naar waarom participatie onderdeel is van de Omgevingswet. De overheid wil de inspraak van omwonenden en andere belanghebbenden vergroten bij het besluitvormingsproces. Het doel daarvan is dat we samen een bijdrage kunnen leveren aan het verbeteren van de kwaliteit van de fysieke leefomgeving.

Om dit te waarborgen moet participatie aangetoond worden bij de aanvraag van een Omgevingsvergunning. Participatie moet dus al plaatsvinden voordat de formele procedure wordt gestart.

Om invloed te kunnen hebben op de besluitvorming, moet participatie plaatvinden voordat besluiten zijn genomen. Het moment van participeren is dus zo vroeg mogelijk in het proces, voordat de daadwerkelijke aanvraag wordt ingediend.. Het ideale moment om participatie in te zetten is als de wensen, ambities en randvoorwaarden (waarden) voor het project duidelijk zijn, maar er nog geen concreet plan of ontwerp op tafel ligt. Op dit moment kunnen omwonenden en andere belanghebbenden ook daadwerkelijk inspraak hebben die bijdragen aan het resultaat.

Niet alleen is het juiste moment van participatie zo vroeg mogelijk in het proces, om het onderdeel te kunnen laten zijn van besluitvorming. Veranderingen in de directe leefomgeving roepen vaak emoties op betrokkenen. Betrek je ze vroeg in het participatieproces, dan worden ze minder overvallen met allerlei plannen en creëer je meer betrokkenheid. Bovendien kunnen betrokkenen dan al vroeg hun ideeën, alternatieven en verbetervoorstellen aangeven.

Voor- en tegenstanders van bepaalde standpunten kunnen in deze fase makkelijker naar elkaar toe bewegen, waarbij gezocht moet worden naar het gezamenlijke belang. Er ontstaat zo meer draagvlak voor genomen besluiten. En het benoemen van de verschillen is ook niet erg, het geeft juist duidelijkheid waar geen overeenstemming in is gevonden.

Vroegtijdig participatie inzetten draagt dus bij aan meer zorgvuldig genomen besluiten. Het voorkomt niet conflicten, maar geeft inzicht in de afweging bij keuzes in het proces voor langlopende procedures, en vergroot de kans op een succesvol ontwikkeltraject. Uiteindelijk worden we hier allemaal beter van.

Naast dat de overheid aanmoedigt om zo vroeg mogelijk in een RO-project participatie in te zetten, is het ook verstandig direct te beginnen met vastlegging. Dat belanghebbenden vroegtijdig zijn betrokken in het proces, dat moet de initiatiefnemer die de Omgevingsvergunning aanvraagt kunnen aantonen. Bij de aanvraag wordt het verplicht om een participatieverslag bij te voegen. In dat participatieverslag moet je kunnen aantonen dat participatie heeft plaatsgevonden, hoeveel deelnemers er waren, wat de reacties waren en wat er met de reactie is gedaan bij de totstandkoming van het plan.

Om dit te kunnen aantonen, moet de participatie vanaf dag 1 vastgelegd worden. Leg je alle participatie niet direct vast, dan kan het heel veel werk zijn dit achteraf te moeten doen. Als het al te doen is.

Zijn jullie nu bezig met het ontwikkelen van nieuwe plannen en doorlopen jullie nog geen participatietraject? Start deze dan alsnog op en wacht niet totdat de Omgevingswet ingaat. Dan ben je namelijk te laat. De planvorming neemt vaak maanden in beslag en bij de aanvraag van een Omgevingsvergunning (naar verwachting per 1 januari 2024), moét je aantonen dat participatie onderdeel is geweest van de besluitvorming. Begin je niet direct, dan heb je kans dat de aangevraagde Omgevingsvergunning niet wordt toegekend.

Parolo is speciaal ontwikkeld om participatie makkelijk te maken. De tool is geschikt voor iedereen die participatietrajecten uitvoert. Ook voor organisaties die dat nog niet eerder hebben gedaan. Vanuit Parolo regel je participatie centraal. Het legt vast wanneer betrokken zich hebben aangemeld en wat en wanneer hun reacties waren op documenten. Alle participatie wordt vastgelegd en met één druk op de knop draai je een participatieverslag uit die je kunt bijvoegen aan de aanvraag voor een Omgevingsvergunning.